Monien ihmisten työpäivistä kuluu suuri osa siihen, että he lukevat ja vastailevat sähköpostiviesteihin. Sähköpostiviestin ilmestyminen näytölle vie keskittymisen muista töistä heti viestiin, jonka lukemista useimmat ihmiset eivät pysty viivästyttämään kovinkaan pitkään.

Asiantuntijan mukaan sähköpostiviestien vastaaminen ja lukeminen tulisi kuitenkin myös aikatauluttaa aivan samalla tavalla kuin muutkin työtehtävät.

Kouluttaja Caitlin Margaret kertoi Elite Daily -sivustolle, että moni työntekijä ja esimies alentaa omaa työtehoaan reagoimalla sähköposteihin välittömästi.

Sähköpostin lukeminen ja siihen vastaaminen on paljon tehokkaampaa silloin kun siihen keskittyy täysin eikä muiden töiden lomassa. Myös muut työtehtävät pitkittyvät ja kärsivät siitä, että omat ajatukset vie kesken kaiken saapuneisiin viesteihin.

Viesteihin reagoiminen välittömästi voi tuntua kaikista tehokkaimmalta tavalta, mutta Caitlin Margaretin mukaan se syö kuitenkin salakavalasti työpäivästä ylimääräisiä minuutteja ja jopa tunteja, ja hidastaa muita töitä. Sähköpostiviesteille tulisi aikatauluttaa oma hetki mieluiten iltapäivästä, jolloin viesteihin tulisi käyttää aina vain 20 minuuttia kerrallaan aikaa.